Praca grupowa jest konieczna w przedsiębiorstwach zwłaszcza przy realizowaniu różnego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w konsekwencji wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej warto przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy narzędzie zawiera moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia oraz przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania zestawień określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych pracowników . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.